Privacybeleid

01Wie verantwoordelijk is

Nivoraworks, eenmanszaak van Kamiel Niville, ondernemings- en btw-nummer BE 1041.516.417, Julius en Maurits Sabbestraat 15, 8000 Brugge, België (“Nivora”, “Box”, “wij”) is verwerkingsverantwoordelijke voor uw Box-account, de facturatie, de productbeveiliging, de support en het gebruik van de website. Mail naar box@nivoraworks.com voor privacyvragen of om uw rechten uit te oefenen.

Gebruikt een organisatie Box om berichten over haar werknemers, klanten, prospecten of andere contacten te behandelen, dan bepaalt die organisatie normaal waarom die communicatie verwerkt wordt en is zij de verantwoordelijke. Nivora is dan haar verwerker voor die inhoud. Onze verwerkersovereenkomst geldt voor die verwerking en staat op box.nivoraworks.com/dpa.

02Welke gegevens we verwerken

Account- en organisatiegegevens: naam, e-mailadres, aanmeldkenmerken, avatar, taal- en weergave-instellingen, abonnement, teamlidmaatschap, bedrijfs- en facturatiegegevens, antwoorden bij het instellen, meldingsvoorkeuren en supportberichten.

Wachtlijst- en marketinggegevens: het e-mailadres dat u opgeeft, waar u zich inschreef, uw inschrijvingsstatus, de tijdstippen van in- en uitschrijven, een uitschrijftoken, en aflever- of foutmeldingen. Het adres en de inhoud van de uitnodiging gaan naar onze e-mailleverancier zodra we de lijst aanschrijven.

Gegevens van gekoppelde accounts: de provider, de mailbox- of kanaalkenmerken, publieke profielgegevens, de status van de koppeling en versleutelde OAuth- of gekoppeld-toestel-sleutels. Verniewingstokens en langlevende kanaalsleutels staan server-side in een kluis. Uw Box-sessie staat op uw eigen browser of toestel zodat u aangemeld blijft.

Communicatiegegevens: koppen, fragmenten, teksten en bijlagen van e-mail voor zover nodig om ze te tonen of erop te handelen; ingelezen chat- en teamberichten, deelnemers, tijdstippen, afleverstatus, reacties, bijlagen en gespreksgegevens; concepten en de antwoorden of acties die u verstuurt.

Agendagegevens: koppelt u een agenda, dan verwerkt Box de lijst van uw agenda’s en de afspraken daarin: titel, tijd, plaats, beschrijving, deelnemers, herhaling, vergaderlink en herinneringen. Dat geldt voor Google Agenda, Outlook Agenda, de agenda op uw iPhone en een oudere iCloud-koppeling.

Spraak, foto’s en bestanden: spraakberichten, foto’s, video’s en documenten die in uw gesprekken zitten of die u zelf toevoegt. Spreekt u iets in voor Box AI, dan wordt de opname omgezet naar tekst en niet bewaard; enkel de tekst blijft in uw AI-gesprek.

AI-gegevens: prompts, de geselecteerde berichten of mailfragmenten die een vraag nodig heeft, gegenereerde antwoorden en concepten, gespreksgeschiedenis, uw schrijfstijlinstellingen, wat Box AI over u onthoudt (het AI-geheugen), tool-oproepen, bevestigingsstatus en verbruiksgegevens. Box laat een AI-actie nooit iets versturen of verplaatsen buiten de bevestigingsknoppen die u in het product ziet.

Technische en beveiligingsgegevens: het IP-adres en verzoekgegevens die de hostingproviders verwerken, toestel- en browsertype, sessie- en OAuth-status, push-abonnement of toestelsleutel, grofmazige gebeurtenis- en foutgegevens, tellers voor snelheidslimieten en beveiligingslogs. De publieke website draait geen gedragsanalyse in de browser en geen advertentietrackers. De hostingprovider verwerkt nog steeds de gewone verzoekgegevens die nodig zijn om de site te leveren en te beschermen.

Berichten kunnen gevoelige of bijzondere gegevens bevatten omdat iemand anders ze erin gezet heeft. Box vraagt u niet om zulke gegevens en leidt er geen gevoelige kenmerken uit af. Ze worden enkel verwerkt om de communicatiefunctie te leveren die u zelf vraagt, binnen de rechtmatige instructies van de klant.

03Waarom we ze verwerken, en onze rechtsgrond

Overeenkomst: om uw account aan te maken en te beveiligen, de diensten te koppelen die u vraagt, communicatie te synchroniseren en te tonen, uw instructies te versturen, teams, meldingen, support en betaalde functies te leveren, en uw abonnement te beheren.

Toestemming: wanneer u het wachtlijstformulier invult, om uw adres te bewaren en u de uitnodiging en de aangekondigde lanceringsberichten te sturen. Elk marketingbericht bevat een uitschrijflink. Intrekken geldt voor toekomstige berichten; we houden een minimaal spoor bij om die keuze te kunnen respecteren en aan te tonen.

Gerechtvaardigd belang: om misbruik en fraude te voorkomen, gebruikers en infrastructuur te beschermen, storingen te onderzoeken, de betrouwbaarheid te meten, een minimale productmeting te houden, limieten af te dwingen en functies te verbeteren. We wegen dat belang af tegen de gevoeligheid van privécommunicatie en beperken de gegevens tot het minimum.

Wettelijke verplichting: om de vereiste boekhouding te voeren, wettige verzoeken te beantwoorden en te voldoen aan de fiscale, consumenten-, beveiligings- en gegevensbeschermingswetgeving. Waar de wet toestemming vereist, vragen we die, bijvoorbeeld voor toestelrechten, marketing of een providerkoppeling, en u kunt ze intrekken. Een koppeling intrekken stopt de toekomstige toegang, maar maakt de eerdere rechtmatige verwerking niet onrechtmatig.

04Gmail en Google-gebruikersgegevens

Box vraagt de Gmail-scope gmail.modify voor zijn zichtbare e-mailfuncties. Box leest berichten, koppen, teksten en bijlagen om ze te tonen; markeert berichten als gelezen of ongelezen; past labels toe; verplaatst mail tussen Postvak IN, Archief, Spam en Prullenbak; maakt concepten; en verstuurt de antwoorden of nieuwe berichten die u kiest. Box vraagt niet de bredere scope mail.google.com en verwijdert nooit definitief een Gmail-bericht.

Het gebruik en de doorgifte van informatie die Box van Google-API’s ontvangt, volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Google-gegevens worden niet verkocht, niet gebruikt voor advertenties, niet gebruikt om kredietwaardigheid te bepalen, en niet gebruikt om een AI-model voor algemeen gebruik te trainen. Ze worden enkel doorgegeven voor zover de Box-functie die u vraagt dat nodig heeft, voor de beveiliging, of waar de wet het vereist.

Berichtenlijsten en recente kenmerken worden op uw toestel gecachet zodat de mailbox vlot werkt. De cache in de browser laat de inhoud van berichten en de bijlagen er bewust uit. De volledige inhoud wordt pas opgehaald wanneer u ze opent of aan Box AI vraagt ze te gebruiken. Citeert of vat een AI-antwoord mail samen, dan blijft dat gesprek in uw geschiedenis staan tot u het of uw account verwijdert. Zet AI niet aan voor inhoud die u niet mag doorsturen naar de vermelde AI-leverancier.

Menselijke toegang tot Google-gebruikersgegevens is verboden, behalve wanneer u schriftelijk toestemming geeft voor een concrete supportvraag, wanneer toegang nodig is voor een beveiligingsonderzoek, wanneer de gegevens samengevoegd en geanonimiseerd zijn voor onze eigen werking, of wanneer de wet het vereist. De toegang blijft beperkt tot wat dat doel nodig heeft.

Koppel Gmail los in Instellingen → Accounts om de synchronisatie te stoppen, de toegang van Box bij Google in te trekken en de bewaarde sleutel te wissen. U kunt Box ook intrekken op myaccount.google.com/permissions.

05Outlook en Microsoft-gegevens

Voor Outlook, Hotmail en Microsoft 365 vraagt Box Mail.ReadWrite en Mail.Send om mail te tonen, te ordenen, op te stellen en te versturen, en User.Read om de mailbox te herkennen. Met offline toegang blijft de gevraagde koppeling werken zonder dat u zich elk uur opnieuw moet aanmelden.

Voor Microsoft-inhoud gelden dezelfde regels rond minimale verwerking, AI, menselijke toegang, beveiliging en bewaring als hierboven voor e-mail. Loskoppelen in Instellingen → Accounts stopt de toegang van Box en wist de sleutel die Box bewaart, maar Microsoft biedt geen bruikbaar eindpunt om het token per gebruiker in te trekken. Verwijder de app dus apart uit uw Microsoft-account of uw organisatie als u ook die toestemming wil intrekken.

06Agenda’s van Google, Outlook en uw iPhone

Voor Google Agenda vraagt Box calendar.events en calendar.calendarlist.readonly: afspraken lezen, maken, wijzigen en verwijderen, en zien welke agenda’s u hebt. Voor Outlook Agenda vraagt Box Calendars.ReadWrite en User.Read. Box wijzigt of verwijdert een afspraak enkel wanneer u dat vraagt of bevestigt, of wanneer u automatisch inplannen zelf aanzet.

Voor de agenda op uw iPhone vraagt de Box-app toegang tot uw agenda via iOS. De app stuurt de afspraken van die agenda’s naar Box, zodat u ze ook op het web ziet en Box AI ermee kan plannen. Een oudere iCloud-koppeling gebruikt een app-specifiek wachtwoord van Apple; dat staat versleuteld in de kluis en Box praat er enkel mee met de agendaserver van Apple.

Voor Google-agendagegevens gelden dezelfde regels als hierboven voor Gmail: het Google API Services User Data Policy met de Limited Use-vereisten, geen verkoop, geen advertenties, geen training van algemene AI-modellen en geen menselijke toegang buiten de vermelde uitzonderingen. Zoekt u een plaats voor een afspraak, dan gaat enkel de zoekterm naar de plaatsenzoeker uit het subverwerkersregister.

Koppel een agenda los in Koppelingen. Box stopt dan de toegang, trekt de toestemming bij Google in en wist de sleutel en de bewaarde afspraken van die agenda. Op de iPhone kunt u de toegang ook intrekken in Instellingen → Privacy → Agenda’s.

07Chatkanalen, WhatsApp en teamberichten

Koppelt u een geschikt Instagram-, Messenger-, Facebook Pagina- of WhatsApp-account, dan leest Box de gekozen gespreksgeschiedenis en de latere berichten in en bewaart die, zodat de gezamenlijke inbox, het zoeken, de meldingen en het antwoorden werken. De provider houdt zijn eigen kopie onder zijn eigen voorwaarden.

Waar ze bestaan gebruiken we de officiële API’s van Meta. Een WhatsApp-koppeling via een gekoppeld toestel, waar die aangeboden wordt, gedraagt zich als een extra toestel aan uw WhatsApp-account en is niet de officiële WhatsApp Business Cloud API. De provider kan ze onderbreken of intrekken. Bij loskoppelen moet Box eerst dat toestel ontkoppelen of de betrokken Meta-webhooks afmelden voor het de sleutel en de ingelezen gegevens verwijdert. Een sleutel wissen verwijdert op zich geen onderliggende Facebook Login-toestemming; die haalt u weg in uw Facebook-instellingen.

Teamberichten en -bestanden staan in Box voor het team en zijn enkel zichtbaar voor bevoegde teamleden volgens de toegangsregels van dat team. De eigenaar van een team is verantwoordelijk voor wie erbij hoort en voor het tijdig intrekken van toegang wanneer iemand vertrekt.

08De AI in Box

Box stuurt enkel de prompt en de communicatiecontext die de AI-functie nodig heeft naar de AI-leverancier uit ons subverwerkersregister (nu OpenAI). Gegevens die via de API binnenkomen worden standaard niet gebruikt om de algemene modellen van de leverancier te trainen, tenzij Nivora daar uitdrukkelijk voor zou kiezen; Nivora heeft dat niet gedaan.

Sommige hulp draait vanzelf op de achtergrond, zonder dat u telkens iets vraagt: Box leest nieuwe berichten om verdachte mail en spam te herkennen, zoekt beloftes en vragen die nog op een antwoord wachten (Opvolging), maakt bij een betaald plan een conceptantwoord klaar voor nieuwe mail, en plant taken in uw agenda als automatisch inplannen aanstaat. Mailregels die u zelf instelt, zoals facturen naar een map, voert Box ook vanzelf uit. Er wordt niets verstuurd zonder uw bevestiging. Het conceptantwoord, het AI-geheugen en automatisch inplannen kunt u uitzetten in de instellingen.

Box AI kan dingen onthouden die u vertelt, zoals een voorkeur of wie iemand is, en weet over kanalen heen met wie u eerder sprak. Dat geheugen is enkel van u, u kunt het bekijken en wissen, en het verdwijnt met uw account. Vraagt u iets over een bedrijf of een link, dan kan Box AI die publieke webpagina openen.

Wat Box wél leert is uw eigen schrijfstijl. Uit uw verzonden berichten maakt Box een stijlprofiel van, apart voor werk en privé, dat als instructie meegaat bij het opstellen van uw antwoorden. Dat profiel is van u alleen, gaat nooit naar een andere gebruiker, en verandert het model van de leverancier niet. U kunt het opnieuw laten opbouwen of laten wissen, en het verdwijnt mee met uw account.

De AI-leverancier kan onder zijn zakelijke voorwaarden en wettelijke verplichtingen beperkte gegevens bijhouden om misbruik op te sporen. Box vraagt waar mogelijk om antwoorden die niet bewaard worden. AI-output kan fout of onvolledig zijn, dus u moet belangrijke concepten en acties nakijken voor u ze bevestigt.

Box neemt geen juridische, arbeids-, krediet-, verzekerings- of vergelijkbaar ingrijpende beslissingen over u die enkel op een geautomatiseerde verwerking steunen. Veiligheidsclassificatie en voorgestelde acties helpen de gebruiker en blijven altijd na te kijken.

09Wie gegevens ontvangt

We verkopen uw gegevens niet en we ruilen ze niet. We schakelen subverwerkers in voor hosting, opslag, e-mailaflevering, betalingen, meldingen en AI-functies. Het volledige register met hun rol en vestiging staat op box.nivoraworks.com/subprocessors.

Gegevens gaan ook naar de providers die u zelf koppelt, precies voor zover de actie die u vraagt dat nodig heeft. Verder geven we enkel gegevens vrij aan een adviseur onder geheimhouding, bij een wettige vraag van een overheid, of om onze rechten of de veiligheid van gebruikers te beschermen. Bij een overdracht van de onderneming blijft dit beleid gelden tot een opvolger u een nieuw beleid bezorgt.

10Internationale doorgiften

Onze eigen opslag en verwerking gebeuren in de Europese Unie. Sommige leveranciers zijn buiten de EER gevestigd of hebben er ondersteuning; die doorgiften steunen op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, op een adequaatheidsbesluit waar dat geldt, en op bijkomende maatregelen. Wilt u een kopie van die bepalingen inkijken, mail dan naar box@nivoraworks.com.

11Hoelang we bewaren, en wanneer we wissen

Accountgegevens blijven zolang uw account bestaat. Ingelezen berichten blijven zolang het kanaal gekoppeld is en u ze niet verwijdert. Koppelt u een kanaal of agenda los, dan wissen we de sleutel en de ingelezen gegevens daarvan meteen na de vereiste opkuis bij de provider. Ingeplande berichten blijven staan tot ze verstuurd of geannuleerd zijn.

Verwijdert u uw account, dan is alles uiterlijk binnen 30 dagen weg, inclusief de AI-geschiedenis, het AI-geheugen, het stijlprofiel en de agendagegevens. U doet dat zelf in Instellingen → Profiel → Account verwijderen, of door te mailen. Facturen en boekhoudkundige stukken bewaren we tien jaar omdat de Belgische wet dat vereist. Beveiligingslogs blijven kort staan om misbruik te kunnen onderzoeken. Back-ups vervallen volgens een rollend schema en worden nooit als actieve gegevens teruggezet.

12Hoe we ze beschermen

Sleutels van providers staan versleuteld in een kluis en komen nooit in de browser terecht. Het verkeer loopt over TLS, de databank staat achter row-level security, en de toegang is beperkt tot wie ze nodig heeft. We controleren de beveiliging elke week automatisch (databankregels, publieke servers, gebruikte pakketten en sleutels in de code) en testen op de plaatsen waar een fout het meeste kost. We beweren niet dat een internetdienst perfect veilig is.

Levert een lek een echt risico op voor uw rechten, dan melden we het binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengen we u op de hoogte zodra dat veilig en wettelijk kan. Beveiligingsmeldingen zijn welkom op box@nivoraworks.com; ons beleid staat in SECURITY.md.

13Uw rechten en uw keuzes

U kunt een kopie van uw gegevens vragen, ze laten verbeteren of wissen, het gebruik laten beperken, bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, uw gegevens in een overdraagbaar formaat krijgen, en een gegeven toestemming intrekken. Mail naar box@nivoraworks.com en we antwoorden binnen één maand.

Eén recht apart, omdat de wet wil dat we het uitdrukkelijk zeggen: u kunt op elk moment bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing. Daar hoeft u geen reden voor te geven en er valt niets af te wegen. Zegt u het, dan stopt het.

Gebruikt u Box via uw werkgever of een andere organisatie, richt uw vraag over de inhoud van de berichten dan eerst tot hen: zij zijn daarvoor de verantwoordelijke en wij helpen hen als verwerker. Vindt u dat we uw gegevens slecht behandeld hebben, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.

14Minderjarigen en wijzigingen

Box is een communicatiedienst voor werk en is niet gericht op kinderen jonger dan 16. Maak geen account aan voor een kind en koppel de communicatie van een kind niet zonder een geldige rechtsgrond en de nodige waarborgen.

We werken dit beleid bij wanneer het gebruik van gegevens of de leveranciers wezenlijk veranderen. De datum hierboven bepaalt welke versie geldt. Voor een wezenlijk nieuw gebruik van gekoppelde gegevens brengen we u duidelijk op de hoogte en vragen we toestemming waar dat nodig is, voor dat gebruik begint.