Verwerkersovereenkomst

01Partijen, reikwijdte en rollen

De klant is de verwerkingsverantwoordelijke voor de communicatie en de contactgegevens die hij in Box brengt. Nivoraworks, eenmanszaak van Kamiel Niville, ondernemings- en btw-nummer BE 1041.516.417, Julius en Maurits Sabbestraat 15, 8000 Brugge, België is de verwerker voor die inhoud, en verwerkingsverantwoordelijke voor het account, de facturatie, de beveiliging en de support, zoals het privacybeleid beschrijft.

Deze overeenkomst geldt zolang de klant Box gebruikt en voor elke verwerking van klantgegevens die daaruit voortvloeit. Ze is opgesteld volgens artikel 28 van de AVG.

02Wat er verwerkt wordt, en op welke instructie

Onderwerp: het samenbrengen, tonen, doorzoeken, opstellen en versturen van communicatie via de kanalen die de klant koppelt. Duur: de looptijd van het abonnement. Aard en doel: de communicatiedienst leveren, beveiligen en ondersteunen.

Soorten betrokkenen: de gebruikers van de klant, en de personen met wie zij communiceren. Soorten gegevens: identificatie- en contactgegevens, de inhoud van berichten en bijlagen, gespreksgegevens en gebruiksgegevens. Berichten kunnen bijzondere categorieën bevatten omdat een afzender ze erin zet; Box vraagt daar niet om.

Nivora verwerkt klantgegevens enkel op gedocumenteerde instructie van de klant. Het gebruik van het product zelf geldt als die instructie. Verplicht het Unierecht of het Belgisch recht ons tot meer, dan melden we dat vooraf, tenzij die melding wettelijk verboden is. Vindt Nivora dat een instructie de wetgeving schendt, dan zeggen we dat.

03Verplichtingen van de klant

De klant staat ervoor in dat hij een rechtsgrond heeft om de communicatie in Box te brengen, dat hij zijn eigen gebruikers en contacten inlicht, en dat hij de rechten van betrokkenen als verantwoordelijke beantwoordt.

De klant beheert wie in zijn team zit en welke rechten die heeft, en trekt toegang tijdig in wanneer iemand vertrekt. De klant zet geen gegevens in Box waarvoor hij geen bevoegdheid heeft.

04Geheimhouding en beveiliging

Iedereen bij Nivora die toegang heeft tot klantgegevens is gebonden door geheimhouding. De toegang is beperkt tot wie ze voor een concrete taak nodig heeft.

Nivora neemt passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling van sleutels in een kluis, TLS voor het verkeer, row-level security op de databank, gescheiden omgevingen, logging en beperkte toegang. De maatregelen kunnen evolueren zolang het beschermingsniveau niet daalt.

05Subverwerkers en doorgiften

De klant geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in het register op box.nivoraworks.com/subprocessors. Nivora legt hen dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor hun werk.

We werken het register bij voor een nieuwe subverwerker klantgegevens verwerkt, en de klant kan op redelijke gegevensbeschermingsgronden bezwaar maken. Doorgiften buiten de EER steunen op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of op een adequaatheidsbesluit, met de nodige bijkomende maatregelen.

06Bijstand en vragen van betrokkenen

Krijgt Nivora een vraag van een betrokkene over klantgegevens, dan sturen we die door naar de klant en beantwoorden we ze niet zelf, tenzij de klant dat vraagt of de wet het oplegt.

Nivora helpt de klant redelijkerwijs bij de rechten van betrokkenen, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij het overleg met de toezichthouder, in verhouding tot de aard van de verwerking en de informatie waarover we beschikken.

07Incidenten met persoonsgegevens

Nivora meldt een inbreuk op de beveiliging van klantgegevens zonder onnodige vertraging nadat ze vastgesteld is, met wat we op dat moment weten over de aard, de betrokken gegevens, de vermoedelijke gevolgen en de genomen maatregelen.

We vullen die informatie aan naarmate het onderzoek vordert en helpen de klant bij zijn eigen meldplicht. Een melding is op zich geen erkenning van fout.

08Wissen, teruggeven en continuïteit

Bij het einde van de dienst wist Nivora de klantgegevens of geeft ze terug, naar keuze van de klant, behalve waar de wet bewaring oplegt. Het verwijderen van een account is uiterlijk binnen 30 dagen rond.

Back-ups vervallen volgens een rollend schema en worden nooit als actieve gegevens teruggezet. Zolang ze bestaan blijven ze onder dezelfde beveiliging en geheimhouding vallen.

09Naleving aantonen en audits

Nivora bezorgt de klant op verzoek de informatie die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen, waaronder dit register, het privacybeleid en de beschrijving van de maatregelen.

De klant kan hoogstens één audit per jaar vragen, tenzij een toezichthouder of een incident meer vereist, mits redelijke voorafgaande melding, tijdens de kantooruren, zonder de dienst te verstoren en onder geheimhouding. De kosten van een audit die de klant zelf organiseert zijn voor de klant.

10Voorrang, aansprakelijkheid en contact

Bij tegenstrijdigheid gaat deze overeenkomst voor op de algemene voorwaarden voor alles wat de verwerking van klantgegevens betreft. Voor het overige blijven die voorwaarden gelden, inclusief de aansprakelijkheidsregeling.

Vragen over deze overeenkomst, een ondertekend exemplaar, of een verzoek van een betrokkene: mail naar box@nivoraworks.com.