Politique de confidentialité

01Qui est responsable

Nivoraworks, entreprise individuelle de Kamiel Niville, numéro d’entreprise et de TVA BE 1041.516.417, Julius en Maurits Sabbestraat 15, 8000 Bruges, Belgique (« Nivora », « Box », « nous ») est le responsable du traitement pour votre compte Box, la facturation, la sécurité du produit, l’assistance et l’usage du site. Écrivez à box@nivoraworks.com pour toute question de confidentialité ou pour exercer vos droits.

Lorsqu’une organisation utilise Box pour traiter des messages concernant ses employés, ses clients, ses prospects ou d’autres contacts, c’est normalement elle qui détermine pourquoi ces communications sont traitées, et elle en est le responsable. Nivora agit alors comme son sous-traitant pour ce contenu. Notre accord de sous-traitance s’applique à ce traitement et se trouve sur box.nivoraworks.com/dpa.

02Les données que nous traitons

Données de compte et d’organisation: nom, adresse électronique, identifiants d’authentification, avatar, préférences de langue et d’affichage, formule, appartenance à une équipe, coordonnées de société et de facturation, réponses lors de la configuration, préférences de notification et échanges avec l’assistance.

Données de liste d’attente et de marketing: l’adresse que vous soumettez, la source de l’inscription, le statut d’abonnement, les horodatages d’inscription et de désinscription, un jeton de désinscription, ainsi que les événements de remise ou d’échec. L’adresse et le contenu de l’invitation sont transmis à notre prestataire d’envoi lorsque nous écrivons à la liste.

Données des comptes connectés: le fournisseur, les identifiants de boîte ou de canal, les éléments de profil public, l’état de la connexion et les identifiants OAuth ou d’appareil lié, chiffrés. Les jetons de rafraîchissement et les identifiants de canal à longue durée sont conservés côté serveur dans un coffre. Votre session Box reste sur votre navigateur ou votre appareil afin de vous garder connecté.

Données de communication: en-têtes, extraits, corps et pièces jointes des courriels dans la mesure nécessaire pour les afficher ou agir dessus; messages de discussion et d’équipe importés, participants, horodatages, état de remise, réactions, pièces jointes et métadonnées de conversation; brouillons et réponses ou actions que vous envoyez.

Données IA: invites, messages ou extraits de courriel sélectionnés qu’une demande nécessite, réponses et brouillons générés, historique de conversation, réglages de style d’écriture, appels d’outils, état de confirmation et relevés d’utilisation. Box ne laisse jamais une action IA envoyer ou déplacer une communication en dehors des confirmations affichées dans le produit.

Données techniques et de sécurité: adresse IP et métadonnées de requête traitées par les hébergeurs, type d’appareil et de navigateur, état de session et OAuth, abonnement push ou jeton d’appareil, données d’événement et d’erreur peu détaillées, compteurs de limitation de débit et journaux de sécurité. Le site public n’exécute aucune analyse comportementale côté navigateur ni traceur publicitaire. Son hébergeur traite néanmoins les métadonnées de requête ordinaires nécessaires pour livrer et protéger le site.

Les communications peuvent contenir des données sensibles ou de catégorie particulière parce qu’une autre personne les a placées dans un message. Box ne vous demande pas de telles données et n’en déduit aucun trait sensible. Elles ne sont traitées que pour fournir la fonction de communication que vous demandez, dans le cadre des instructions licites du client.

03Pourquoi nous les traitons, et nos bases légales

Contrat: créer et sécuriser votre compte, connecter les services que vous demandez, synchroniser et afficher vos communications, envoyer vos instructions, fournir les équipes, les notifications, l’assistance et les fonctions payantes, et gérer votre abonnement.

Consentement: lorsque vous remplissez le formulaire de liste d’attente, pour enregistrer votre adresse et vous envoyer l’invitation ainsi que les messages de lancement annoncés. Chaque message marketing comporte un lien de désinscription. Le retrait vaut pour les envois futurs; nous conservons une trace minimale pour respecter ce choix et pouvoir le démontrer.

Intérêt légitime: prévenir les abus et la fraude, protéger les utilisateurs et l’infrastructure, diagnostiquer les pannes, mesurer la fiabilité du service, maintenir une mesure produit minimale, faire respecter les limites et améliorer les fonctionnalités. Nous mettons cet intérêt en balance avec la sensibilité des communications privées et réduisons les données au minimum.

Obligation légale: tenir la comptabilité requise, répondre aux demandes licites et respecter le droit fiscal, de la consommation, de la sécurité et de la protection des données. Lorsque la loi exige un consentement, nous le demandons, par exemple pour les autorisations d’appareil, le marketing ou une connexion à un fournisseur, et vous pouvez le retirer. Retirer une connexion arrête l’accès futur mais ne rend pas illicite le traitement licite déjà effectué.

04Gmail et les données utilisateur Google

Box demande la portée Gmail gmail.modify pour ses fonctions de messagerie visibles. Box lit les messages, en-têtes, corps et pièces jointes pour les afficher; marque les messages comme lus ou non lus; applique des libellés; déplace le courrier entre Boîte de réception, Archives, Spam et Corbeille; crée des brouillons; et envoie les réponses ou nouveaux messages que vous choisissez. Box ne demande pas la portée plus large mail.google.com et ne supprime jamais définitivement un message Gmail.

L’utilisation et le transfert des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use. Les données Google ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour évaluer une solvabilité, ni utilisées pour entraîner un modèle d’IA à usage général. Elles ne sont transférées que dans la mesure nécessaire à la fonction Box que vous demandez, pour la sécurité, ou lorsque la loi l’exige.

Les listes de messages et les métadonnées récentes sont mises en cache sur votre appareil pour que la boîte reste réactive. Le cache du navigateur exclut délibérément le corps des messages et les pièces jointes. Le contenu complet n’est récupéré que lorsque vous l’ouvrez ou demandez à Box AI de l’utiliser. Si une réponse IA cite ou résume un courriel, cette conversation reste dans votre historique jusqu’à ce que vous la supprimiez, ou que vous supprimiez votre compte. N’activez pas l’IA pour du contenu que vous n’êtes pas autorisé à transmettre au fournisseur d’IA indiqué.

L’accès humain aux données utilisateur Google est interdit, sauf lorsque vous donnez une autorisation documentée pour une demande d’assistance précise, lorsque l’accès est nécessaire à une enquête de sécurité, lorsque les données sont agrégées et anonymisées pour nos opérations internes, ou lorsque la loi l’impose. L’accès reste limité à ce que cette finalité exige.

Déconnectez Gmail dans Paramètres → Comptes pour arrêter la synchronisation, révoquer l’accès de Box chez Google et supprimer l’identifiant conservé. Vous pouvez aussi révoquer Box sur myaccount.google.com/permissions.

05Outlook et les données Microsoft

Pour Outlook, Hotmail et Microsoft 365, Box demande Mail.ReadWrite et Mail.Send pour afficher, organiser, rédiger et envoyer du courrier, et User.Read pour identifier la boîte. L’accès hors ligne permet à la connexion demandée de fonctionner sans vous demander de vous reconnecter toutes les heures.

Le contenu Microsoft est soumis aux mêmes règles de minimisation, d’IA, d’accès humain, de sécurité et de conservation que celles décrites ci-dessus pour le courriel. La déconnexion dans Paramètres → Comptes arrête l’accès de Box et supprime l’identifiant conservé par Box, mais Microsoft ne fournit pas de point de terminaison compatible pour révoquer le jeton par utilisateur. Retirez l’application séparément de votre compte ou de votre organisation Microsoft si vous voulez aussi retirer ce consentement.

06Canaux de discussion, WhatsApp et messages d’équipe

Lorsque vous connectez un compte Instagram, Messenger, Page Facebook ou WhatsApp éligible, Box importe et conserve l’historique de conversation sélectionné ainsi que les messages ultérieurs, afin que la boîte unifiée, la recherche, les notifications et les réponses fonctionnent. Le fournisseur conserve sa propre copie selon ses propres conditions.

Les API officielles de Meta sont utilisées lorsqu’elles existent. Une connexion WhatsApp par appareil lié, lorsqu’elle est proposée, se comporte comme un appareil supplémentaire rattaché à votre compte WhatsApp et n’est pas l’API officielle WhatsApp Business Cloud. Le fournisseur peut l’interrompre ou la retirer. La déconnexion oblige Box à délier cet appareil ou à désabonner les webhooks Meta concernés avant de supprimer l’identifiant et les données importées. Supprimer un identifiant ne retire pas en soi une autorisation Facebook Login sous-jacente; celle-ci se retire dans les paramètres Facebook.

Les messages et fichiers d’équipe sont conservés dans Box pour l’équipe et ne sont visibles que par les membres autorisés selon ses règles d’accès. Le propriétaire d’une équipe est responsable de sa composition et du retrait rapide des accès lorsqu’une personne s’en va.

07Le traitement par l’IA

Box n’envoie au fournisseur d’IA figurant dans notre registre de sous-traitants que l’invite et le contexte de communication nécessaires à la fonction concernée. Une partie de l’aide IA fonctionne en arrière-plan sans nouvelle demande: détection du spam et des mails suspects, Suivi, brouillons de réponse sur les offres payantes et planification automatique de l’agenda si elle est activée. Rien n’est envoyé sans votre confirmation, et les brouillons, la mémoire IA et la planification automatique se désactivent dans les réglages. Par défaut, les données transmises via l’API ne servent pas à entraîner les modèles généraux du fournisseur, sauf si Nivora y consentait expressément; Nivora ne l’a pas fait.

Ce que Box apprend, en revanche, c’est votre propre style d’écriture. Si vous laissez Box analyser vos messages envoyés, il en tire un profil de style, distinct pour le professionnel et le privé, qui accompagne la rédaction de vos réponses comme instruction. Ce profil n’appartient qu’à vous, n’est jamais partagé avec un autre utilisateur, et ne modifie pas le modèle du fournisseur. Vous pouvez le reconstruire ou l’effacer, et il disparaît avec votre compte.

Le fournisseur d’IA peut conserver des éléments limités de détection d’abus au titre de ses conditions professionnelles et de ses obligations légales. Box demande, lorsque c’est possible, des réponses non conservées. Une sortie d’IA peut être inexacte ou incomplète: vous devez relire les brouillons et les actions importantes avant de les confirmer.

Box ne prend aucune décision juridique, professionnelle, de crédit, d’assurance ou d’effet comparable vous concernant sur le seul fondement d’un traitement automatisé. La classification de sécurité et les actions suggérées assistent l’utilisateur et restent vérifiables.

08Qui reçoit les données

Nous ne vendons ni n’échangeons vos données. Nous faisons appel à des sous-traitants pour l’hébergement, le stockage, l’envoi de courriels, les paiements, les notifications et les fonctions d’IA. Le registre complet, avec leur rôle et leur implantation, se trouve sur box.nivoraworks.com/subprocessors.

Des données vont également aux fournisseurs que vous connectez vous-même, strictement dans la mesure requise par l’action que vous demandez. Pour le reste, nous ne communiquons de données qu’à un conseil tenu au secret, sur demande licite d’une autorité, ou pour protéger nos droits ou la sécurité des utilisateurs. En cas de transfert de l’entreprise, cette politique continue de s’appliquer jusqu’à ce qu’un successeur vous en communique une nouvelle.

09Transferts internationaux

Notre propre stockage et nos traitements ont lieu dans l’Union européenne. Certains prestataires sont établis hors de l’EEE ou y assurent un support; ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, sur une décision d’adéquation lorsqu’elle s’applique, et sur des mesures complémentaires. Pour recevoir une copie de ces clauses, écrivez à box@nivoraworks.com.

10Durées de conservation et suppression

Les données de compte subsistent tant que votre compte existe. Les messages importés subsistent tant que le canal reste connecté et que vous ne les supprimez pas. Si vous déconnectez un canal, nous effaçons son identifiant et ses données importées immédiatement après le nettoyage requis chez le fournisseur.

Si vous supprimez votre compte, tout disparaît dans un délai maximum de 30 jours, y compris l’historique IA et le profil de style. Les factures et pièces comptables sont conservées dix ans parce que la loi belge l’exige. Les journaux de sécurité subsistent brièvement afin de pouvoir enquêter sur un abus. Les sauvegardes expirent selon un calendrier glissant et ne sont jamais restaurées comme données actives.

11Comment nous les protégeons

Les identifiants des fournisseurs sont chiffrés dans un coffre et n’atteignent jamais le navigateur. Le trafic passe par TLS, la base de données est protégée par la row-level security, et l’accès est limité à qui en a besoin. Nous testons là où une erreur coûte le plus cher, et nous ne prétendons pas qu’un service en ligne soit parfaitement sûr.

Si une violation présente un risque réel pour vos droits, nous la notifions à l’Autorité de protection des données dans les 72 heures et vous en informons dès que cela est possible en sécurité et légalement. Les signalements de sécurité sont bienvenus à box@nivoraworks.com; notre politique figure dans SECURITY.md.

12Vos droits et vos choix

Vous pouvez demander une copie de vos données, les faire rectifier ou effacer, en faire limiter l’usage, vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, recevoir vos données dans un format portable, et retirer un consentement donné. Écrivez à box@nivoraworks.com et nous répondons dans le mois.

Un droit à part, parce que la loi veut que nous le disions expressément: vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de prospection directe. Vous n’avez pas à donner de motif et il n’y a rien à mettre en balance. Vous le dites, cela s’arrête.

Si vous utilisez Box via votre employeur ou une autre organisation, adressez-leur d’abord vos questions sur le contenu des messages: ils en sont le responsable et nous les assistons comme sous-traitant. Si vous estimez que nous avons mal traité vos données, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be.

13Mineurs et modifications

Box est un service de communication professionnelle et ne s’adresse pas aux enfants de moins de 16 ans. Ne créez pas de compte pour un enfant et ne connectez pas les communications d’un enfant sans base légale valable ni garanties appropriées.

Nous mettrons cette politique à jour lorsque les usages de données ou les prestataires changeront de manière substantielle. La date ci-dessus identifie la version. Pour un nouvel usage substantiel de données connectées, nous vous en informerons clairement et demanderons votre consentement lorsque c’est requis, avant que cet usage ne commence.